Unutar definiranja opsega  odnosno paralelno s njegovim definiranjem pojavljuje se pitanje koji su sve interesno-utjecajne grupe/pojedinci u projektu? Interesno-utjecajna grupa/pojedinac (danas češće dionici/ik) je bilo koji pojedinac ili grupa ljudi koji izravno ili neizravno utječu na projekt ili projekt utječe na njih. Sa strane upravljanja projektima jedna od možda i najbitnijih stavaka je upravljanje dionicima koje ćemo razložiti na 3 koraka: identifikacija dionika (brainstorming, lista, mapa) analiza dionika (odrediti zahtjeve, očekivanja, mogući utjecaj) i učestala komunikacija s dionicima(upravljanje). Vrlo je važno da je svaki voditelj projekta svjestan činjenice da je zadovoljstvo klijenta i drugih dionika ustvari jedini pravi pokazatelj uspjeha projekta.

Kao što je napomenuto u proteklim PMbasics promjene u opsegu tzv “scope creep” najčešće dolazi od dionika u projektu koji nisu bili pravilno uključeni u proces upravljanja projektom te je zato bitno, od samog početka do kraja, držati fokus na dionicima projekta.

Evo primjera. 🙂

Prilikom izgradnje stambeno-poslovnih zgrada, ali i drugih objekata koji su planirani blizu samog centra grada moramo obratiti pozornost na upravljanje dionicima. Često takav projekt treba proći rigorozne zahtjeve od strane mnogih državnih i gradskih javnopravnih tijela te oni često imaju veći utjecaj na projekt nego neposredni dionici poput investitora, izvođača, projektanta i nadzornog inženjera te organizacija iz kojih oni dolaze. Nakon što se identificiralo sve dionike, potrebno je analizirati njihov utjecaj (npr. suglasnost ministarstva kulture koja zna utjecati na odgodu projekta, čekanje traje i do godinu dana) te konstantno održavati komunikaciju i izvještavati sve dionike o napredovanju projekta (izvještavati investitora o stanju izvršenja). Ipak i neki iskusni voditelji projekata imajući u vidu sve navedeno znali su padati na takvim projektima.

Razlog tomu su često razne udruge građana ili drugi posredni dionici koji bi svojim akcijama (npr. prosvjedi, tužbe…) doveli projekt do kašnjenja i prekoračenja budžeta. Treba naglasiti koliko je potrebno na vrijeme identificirati sve dionike jer postoje i oni posredni koji nisu u prvom planu, ali na kraju imaju najveći utjecaj na promjenu opsega i sadržaja projekta i time na (ne)uspjeh upravljanja tim projektom.