Zatvaranje projekta predstavlja više od posljednjeg događaja u životnom ciklusu projekta. Zatvaranje projekta je proces koji ima svoje isporuke, a cilj tog procesa je u potpunosti dovršiti i zaključiti projekt. Svaka faza ili proces u projektu završavaju s nekim dokumentima, a proces zatvaranja projekta ima 2 važna dokumenta kojima se dokazuje da je projekt završen: 1) Završno izvješće o projektu i 2) Naučene lekcije. Završno izvješće treba sadržavati usporedbu planiranih i ostvarenih rezultata (novac, rok, kvaliteta…) i prikazivati isključivo informacije i teme vezane za projekt. Naučene lekcije trebale bi dati informacije o tome što je naučeno u ovom projektu, a može se napraviti tako da svi relevantni sudionici projektnog tima navedu stvari koje su naučili, probleme s kojima su se susreli i kako riješiti takve probleme.

Važno je iskomunicirati sa svim projektnim dionicima da projekt ulazi u svoju zadnju fazu i pravovremeno u suradnji s njima zaključiti sva otvorena pitanja. Nakon što su sve aktivnosti završene i sva pitanja zaključena, potrebno je raspustiti tim i pobrinuti se da su podaci o projektu sustavno dokumentirani i dostupni za pregled.

Evo primjera. 🙂

Fazu ili proces zatvaranja projekta potrebno je odraditi sustavno i kvalitetno, što znači da ga je i potrebno isplanirati. Planiranje aktivnosti zatvaranja projekta može se napraviti na sljedeći način:

·         Projektni ciljevi trebaju biti jasno i precizno definirani te je potrebno definirati specifikacije i mjere za te ciljeve

·         Napraviti listu aktivnosti koje moramo napraviti prilikom procesa zatvaranja, npr. završiti sve projektne isporuke, dovršiti sve nedovršene aktivnosti, zaključiti sve ugovore u projektu

·         Uključiti te aktivnosti u plan projekta (u WBS) – u projektnom planu treba definirati te aktivnosti i navesti kada će biti obavljene i na koji način.

Važno je da sve te aktivnosti zatvaranja stvarno i obavimo u tom procesu i formaliziramo ih u obliku dokumenata koje smo naveli u uvodnom tekstu. Za izradu završnog izvješća potrebno je prikupiti sve relevantne podatke, u suradnji s timom napraviti reviziju financija projekta i naposljetku arhivirati sve te podatke na jednom mjestu. Prilikom prikupljanja i dokumentiranja naučenih lekcija, dobro je pripremiti upitnike s pitanjima o naučenim stvarima u projektu, o problemima koji su se pojavili i mnogim drugim stvarima. Te upitnike treba podijeliti projektnim dionicima i na temelju povratne informacije navesti sve naučene lekcije.

Ono što se nikako ne smije zapostaviti je proslava završetka projekta s projektnim timom jer je uspješan projekt kruna zajedničkog rada projektnog tima.