Svaki voditelj projekta jednom kada zna načelni koncept projekta (svrha, ciljevi, faze) pristupit će definiranju opsega i isporuka projekta. Opseg je jednostavno rečeno sve ono što je u projektu, a najčešće su to specifični ciljevi projekta, isporuke, zadaci, troškovi i rokovi. Isporukom smatramo predmet (materijalni ili nematerijalni) proizveden u sklopu projekta odnosno rezultat koji proizlazi iz projektnog zadatka ili aktivnosti.

Prilikom definiranja opsega dobar pristup bio bi podijeliti projekt na glavne isporuke, npr. faza završava isporukom građevinske dozvole. Alati i tehnike za definiranje su analiza proizvoda/ključne isporuke (često je rezultat projekta proizvod), analiza interesnih sudionika i još mnoge druge. Završetak definiranja opsega očituje se kao opseg u pisanom obliku, a za svaku isporuku također bi trebali imati pisani trag u vidu definiranog plana aktivnosti i troškova svake isporuke.

Razlog za loše rezultate vođenja projekata najčešće je “scope creep” odnosno velika, neplanirana i nekontrolirana promjena opsega, koja nas dovede do prekoračenje roka i troškova, a često i smanjenja kvalitete.

Evo i primjera. 🙂

Grad Denver (Colorado, SAD) prije nekoliko godina krenuo je u ogroman projekt modernizacije sustava manipulacije prtljagom (ciljevi i ključna isporuka) odnosno automatizacije check-in-a na aerodromu i svih ostalih aktivnosti i zadataka vezanih uz prtljagu svojih putnika (opseg). Projekt je trebao biti gotov u 2 godine, ali na kraju je premašen za više od dvije godine i 560.000.000 $ (troškovi i rok). Kako se to dogodilo? Vrlo velika promjena opsega “scope creep” nastupila je iz par razloga, a svi zajedno ukazuju na loše definiran opseg i glavne isporuke. Prvo, analiza proizvoda je bila loša te su svi stručnjaci savjetovali na povećanje opsega i davanje roka od barem četiri godine. Drugo, analiza interesnih sudionika bila je površna te su oni prekasno uključeni u projekt. Denver je prvo definirao opseg, a tek onda uključio sve avio-kompanije koje su na kraju zahtijevale veliko povećanje opsega (npr. drugačiji sustav prijenosa za tešku prtljagu). Zaključak je da se vrlo pažljivo i sustavno treba pristupiti definiranju opsega i glavnih isporuka te sve zaključke iskazati u pismenom obliku i dati svim interesnim sudionicima na verifikaciju.