Uspješni projekti započinju s kreiranjem kvalitetnih planova primjerenih vrsti i tipu projekta te njihovom primjenom u svrhu postizanja projektnih ciljeva. Te planove potrebno je poduprijeti s kontrolnim procesima kojima nadziremo njihovu provedbu. Takvo praćenje projektnog izvršenja može se definirati kao identifikacija odstupanja između planiranog i aktualnog izvršenja projekta. Postavlja se pitanje kako pronaći skup pravih pokazatelja izvršenja preko kojih ćemo moći efikasno pratiti izvršenje? Takozvani ključni pokazatelji izvršenja (KPI) moraju se sastojati od najvažnijih ciljeva izvršenja koji pokrivaju sve aspekte rada na projektu. KPI-evi bi trebali imati specifične alate ili metode za mjerenje kako bi učinkovito mogli pratiti specifične ciljeve svih sudionika projektnog tima.

Efektivni i efikasni KPI-evi trebali bi imati sljedeće karakteristike: sukladni sa specifičnostima projekta, mjerljivi, realistični, usklađeni s projektnim ciljevima…

Evo i primjera. 🙂

Kao što je u uvodu navedeno projekt je dobro pratiti putem KPI-eva te ćemo ukratko opisati par KPI-eva primjenjivih u svakom projektu. Osim prikaza za svaki KPI postoji i kratko objašnjenje njegovog značenja i metode kako ga implementirati u projekt.

·         Kontrola Opsega – osiguravamo kako bi sve promjene opsega (ako ih ima) bile kontrolirane, metoda: pregled i ažurianje WBS-a, zapis svih zahtjevanih izmjena, predložak korektivnih radnji, ažuriranje početnog plana.

·         Kontrola Vremenskog rasporeda, mjere: pregled vremenskog plana, predložak korektivih radnji, ažurirnje rasporeda aktivnosti, ažuriranje početnog plana.

·         Kontrola Troškova (cijena), mjere: usporediti procijenjene troškove naspram ostvarenih, napraviti novu procijenu troškova, ažuriranje početnog plana.

·         Kontrola Projektnog tima – potrebno je pratiti učinak tima, skupiti povratne informacije, riješiti probleme i kontrolirati njhov učinak kako bi unaprijedili projektnu učinkovitost, mjere: zapis zahtijevanih izmjena, prijedlog korektivnih i prevetivnih radnji, ažuriranje početnog plana.

·         Kontrola Ključnih dionika – kontrolirati komunikaciju sa dionicima i pružati im informacije o projektu kako bi osigurali njihovo zadovoljstvo, mjere: zapis svih riješenih pitanja, odobrenih izmjena, odobrenih korektivnih radnji i ažuriranje početnog plana.