Informacija je podatak koji ima značenje za primatelja, a komunikacija je razmjena informacija između dva ili više sudionika, grupa ili organizacija. Oblike možemo razmatrati prema načinu (govorni, pisani, slikovni) prijenosu (posredna, neposredna), obliku (formalna, neformalna) i još prema nizu drugih kriterija. U projektu komunikacija je razmjena informacija specifičnih za taj projekt, a upravljanje komunikacijom nam mora osigurati pravovremenu i odgovarajuću komunikaciju za taj projekt. U projektu možemo komunicirati govorno (računalnim aplikacijama), dokumentacijom (crteži, izvješća), elektroničkom poštom i elektroničkim bazama podataka. U projektu najčešće metode komunikacije su: sastanci, internet (facebook) stranica o projektu, konferencijski pozivi i korespondencija (dokumenti, zapisnici, dopisi).

Ono na što posebno treba obratiti pažnju i što je ključ uspješne komunikacije je držanje fokusa na primatelja, a ne na odašiljatelja. Prilikom komunikacije treba se držati pozitivnih načela poput davanja ključnih informacija (rokovi, aktivnosti, rezultati), uključivanje svih važnih sudionika te redovito procijenjivanje plana komunikacije i ako je potrebno njegove izmjene.

Evo i primjera 🙂

Ono što bi svaki projekt neovisno o kompleksnosti trebao imati je plan komunikacije. Taj plan trebao bi osigurati već spomenutu pravovremenu i odgovarajuću komunikaciju. Razvoj plana trebali bi početi s (1) prikupljanjem ulaznih informacija koje bi trebali prikupiti iz projektne dokumentacije i projektnog sadržaja (WBS-a) i ciljeva projekta (linkati). (2) Nakon toga potrebno je identificirati ključne sudionike i potom (3) odrediti potrebe ključnih sudionika. S tim informacijama možemo krenuti u (4) određivanje metoda komunikacije (sastanci, korespondencija), a potom i u (5) izradu prijedloga plana komunikacija koji je potrebno (6) raspodijeliti svim sudionicima. U slučaju određenih primjedbi i zahtjeva napravimo (7) doradu plana komunikacije, te potom tražimo (8) potvrdu svih sudionika o planu.

Time je završen proces, no i dalje postoji potreba držati se pozitivnih načela (davanje ključnih informacija) i ako je potrebno raditi izmjene plana u toku upravljanja projektom.